Biznesinizdə hansı işlərin avtomatlaşdırılmalı olduğunu necə müəyyən etmək olar

Texnologiyadan yox, xərcdən başlayın

Avtomatlaşdırma hədəfini seçməyin ən çox yayılmış üsulu təsirli görünən bir alət görüb sonra onu tətbiq edəcək yer axtarmaqdır. Bu, düzgün işləyən, lakin heç nəyi dəyişməyən sistemlər yaradır.

Alternativ yanaşma biznesin real olaraq nəyə pul verdiyindən başlamaqdır. Bu xərc adətən üç formada görünür: addımların təkrarına sərf olunan vaxt, gecikmə səbəbindən itən gəlir, və sonradan düzəldilməli olan səhvlər. İş bu üçündən heç birinə aydın şəkildə aid deyilsə, onu avtomatlaşdırmaq çətin ki, qazanc gətirsin.

Beş filtr

Namizəd iş müəyyən olunduqdan sonra beş filtrdən keçməlidir. Hər hansı birindən keçməyən iş zəif ilk layihədir — mütləq mümkünsüz deyil, amma başlamaq üçün pis yerdir.

1. Təkrarlanma

   Bu, əhəmiyyət kəsb edəcək qədər tez-tez baş verirmi? Həftədə iki dəfə görülən iş qurulma xərcini gündə otuz dəfə görülən işdən qat-qat gec ödəyir. Həcm adətən avtomatlaşdırmanın qazanc gətirib-gətirməyəcəyinin ən güclü göstəricisidir.

2. Qaydalar

   Qərarı yazıya köçürmək mümkündürmü? İnsan ardıcıl, izah edilə bilən məntiqə əməl edirsə, həmin məntiq tətbiq oluna bilər. Cavab “asılıdır, hiss edirsən” tipindədirsə, qaydalar hələ etibarlı avtomatlaşdırma üçün kifayət qədər aydın deyil.

3. Sabitlik

   Son bir neçə ayda proses təxminən eyni qalıbmı? Hələ hər həftə dəyişən prosesi avtomatlaşdırmaq onu dəfələrlə yenidən qurmaq deməkdir. Əvvəlcə sabitləşdirin, sonra avtomatlaşdırın.

4. Məlumat keyfiyyəti

   Girişlər etibarlıdırmı? Qeyri-ardıcıl girişlərə tətbiq olunan avtomatlaşdırma qeyri-ardıcıl nəticələri daha sürətli istehsal edir. Mənbə məlumatı etibarsızdırsa, əvvəlcə o düzəldilməlidir.

5. İstisnaların idarəsi

   Qeyri-adi bir şey baş verəndə insan müdaxilə edə bilirmi? Hər real prosesin istisnaları var. Onlar üçün yolu olmayan sistem ya səssizcə sınacaq, ya da inamla səhv edəcək.

Dəyər adətən haradadır

Burada çatdırılmış layihələr üzrə avtomatlaşdırmanı ən tez ödəyən işlər az sayda tanınan nümunəyə düşür.

• Bir-biri ilə danışmayan iki sistem arasında məlumatın köçürülməsi — eyni dəyərlərin iki dəfə yazılması
• İş saatlarından kənarda gələn müraciətlərə cavab, burada gecikmə birbaşa gəlirə təsir edir
• PDF, skan və ya foto şəklində gələn sənədlərdən strukturlaşdırılmış məlumatın çıxarılması
• Onsuz da yazılı olan qaydalara əsasən gələn işin doğru şəxsə yönləndirilməsi
• Eyni mənbələrdən eyni qrafiklə eyni təkrarlanan hesabatın hazırlanması
• Hazırda kiminsə yadına düşməsindən asılı olan təqiblərin aparılması

Avtomatlaşdırma adətən harada məyus edir

Məyus edən nümunələr barədə də eyni dərəcədə aydın olmaq lazımdır, çünki bir pis layihədən qaçmaq bir yaxşısını əlavə etməkdən dəyərlidir.

• Real mühakimə, danışıqlar və ya münasibət konteksti tələb edən işlər
• Hər bir neçə həftədə əsaslı dəyişən proseslər
• Çox aşağı həcmli iş, burada qurulma xərci ömürlük qənaəti üstələyir
• Heç kimin etibar etmədiyi məlumatdan asılı olan hər şey — avtomatlaşdırma etibarsızlığı gücləndirir
• Yalnız yuxarı mərhələdəki problemə görə mövcud olan addımlar — o problem düzəldilməlidir

Bunu özünüz necə edə bilərsiniz

İlk mərhələ üçün məsləhətçiyə ehtiyac yoxdur. Bir həftə ərzində işi görən insanlardan iki dəfədən çox yerinə yetirdikləri hər tapşırığı və təxminən nə qədər vaxt apardığını qeyd etmələrini xahiş edin.

Həftənin sonunda siyahınız olacaq. Onu ümumi sərf olunan vaxta görə sıralayın, sonra ilk beş maddəni yuxarıdakı beş filtrdən keçirin. Adətən bir və ya iki namizəd aydın şəkildə sağ qalır — və bunlar sizin ilk layihənizdir.

Bu məşq qəsdən sadədir. Onun dəyəri dəqiqlikdə deyil — vaxtın hara getdiyi barədə fikri vaxtın hara getdiyinin qeydi ilə əvəz etməsindədir.

Nəticə ilə nə etməli

Namizəd müəyyən olunduqdan sonra bütün prosesi birdən avtomatlaşdırmaq istəyinə müqavimət göstərin. Ən dar faydalı hissəni götürün — bir iş axını, bir kanal, bir sənəd növü — və onu istisna yolu daxil olmaqla baş-başa tətbiq edin.

Etibarlı işləyən dar sistem növbəti üçün inam və dəlil yaradır. Yarımçıq işləyən geniş sistem isə əksini yaradır və növbəti layihəni daxildə əsaslandırmağı çətinləşdirir.

FAQ